Dobrý den,
v rámci naší série o GDPR problematice se tentokrát věnujeme osobním spisům bývalých zaměstnanců.
Co s osobním spisem bývalého zaměstnance?
Do osobního spisu, který zaměstnavatelé vedou v listinné nebo elektronické podobě, se zakládají dokumenty či soubory obsahující osobní údaje. Po skončení pracovněprávního vztahu pak vzniká otázka, jak s osobním spisem bývalého zaměstnance dále naložit.
Z obecného nařízení GDPR plyne, že pokud pomine účel zpracování osobních údajů, musí správce provést jejich likvidaci. Což ovšem neznamená, že by zaměstnavatel měl vzít celý osobní spis bývalého zaměstnance a zlikvidovat ho. Některé údaje je totiž zaměstnavatel oprávněn či dokonce povinen zpracovávat i nadále. Při výmazu údajů je tedy nutné posuzovat každý údaj zvlášť a položit si otázku, zda existuje důvod pro další zpracování nebo nikoli. Pokud zde důvod není, musí zaměstnavatel přistoupit k výmazu osobních údajů.
Ochrana oprávněných zájmů
Pro ochranu oprávněných zájmů zaměstnavatele může zaměstnavatel i nadále některé osobní údaje bývalého zaměstnance zpracovávat. Nelze například vyloučit vznik právního sporu mezi zaměstnavatelem a bývalým zaměstnancem nebo mezi zaměstnavatelem a třetí stranou. V těchto případech je pro zaměstnavatele důležité předložit relevantní informace či údaje. Dalším důvodem uchování některých údajů o bývalém zaměstnanci je i pro případ kontroly ze strany některého kontrolního orgánu. Obecná promlčecí lhůta dle občanského zákoníku trvá 3 roky. Po tuto dobu lze tedy doporučit uchování takovýchto osobních údajů bývalých zaměstnanců.
Povinné uchovávání údajů
Některé právní předpisy zaměstnavatelům přímo ukládají povinnost archivovat určitě dokumenty. V těchto případech samozřejmě také zaměstnavatel nemůže při ukončení pracovněprávního vztahu dokumenty zlikvidovat. Jedná se například o stejnopisy evidenčních listů, mzdové listy nebo účetní záznamy apod. Vzhledem k tomu, že se jedná o povinnost stanovenou právními předpisy, není třeba v této souvislosti vyžadovat udělení souhlasu od bývalého zaměstnance.
Mgr. Jiří Kalach
DPO certifikovaný specialista eCF
Národní platforma pro GDPR z.s.
Revoluční 1082/8, 110 00 Praha 1
+420 608 958 090